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Für Arbeitnehmer:

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern bei Dienstreisen unter ganz bestimmten Voraussetzungen Taggelder als Ersatz des Verpflegungsmehraufwands bezahlen, ohne dass die Arbeitnehmer dafür Lohnsteuer zu bezahlen haben.
Für Dienstreisen ist es unter anderem Wesentlich, dass
a) der Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt oder
b) so weit weg von seinem ständigen Wohnort arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr an seinen ständigen Wohnort nicht zugemutet werden kann.

In beiden Fällen ist es aber wichtig, dass am Einsatzort kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Wird ein Dienstnehmer nicht im Auftrag seines Arbeitgebers tätig (z. B. Fahrt zu Fortbildungsveranstaltungen im Zusammenhang mit dem ausgeübten Beruf aus Eigeninitiative), gelten dieselben Voraussetzungen wie beim Unternehmer.

Steuerfreie Taggelder können unter bestimmten Voraussetzungen auch auf aufgrund lohngestaltender Vorschriften bezahlt werden für

• Außendiensttätigkeit,
• Fahrtätigkeit,
• Baustellen- und Montagetätigkeit,
• Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz oder
• vorübergehende Tätigkeit an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde.

In allen Fällen ist die Höhe des Taggeldes begrenzt (siehe weiter unten).

Für Unternehmer:

Als Verpflegungsmehraufwand bei betrieblich veranlassten Reisen können Unternehmerinnen und Unternehmer die sogenannten Tagesgelder bzw. Diäten ansetzen. Eine begünstigte betrieblich veranlasste Reise im Sinne des Steuerrechts liegt für Unternehmer grundsätzlich vor, wenn ihr Reiseziel außerhalb des örtlichen Nahbereichs liegt, was ab einer Entfernung von ca. 25 km anzunehmen ist, die Reisedauer bei Inlands- sowie Auslandsreisen mehr als drei Stunden beträgt und kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Es wird kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet, wenn der Unternehmer

• an maximal fünf Tagen hintereinander tätig wird. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf Tage neu zu beginnen.
• an maximal fünf Tagen regelmäßig wiederkehrend (mindestens einmal wöchentlich) tätig wird. Erfolgt innerhalb von sechs Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Ort, ist mit der Berechnung der fünf Tage neu zu beginnen.
• an maximal 15 Tagen innerhalb eines Kalenderjahres wiederkehrend, aber nicht regelmäßig tätig wird.

Die Höhe des Taggeldes ist begrenzt (siehe weiter unten).

Höhe des Taggeldes:

Das Taggeld für Reisen im Inland kann steuerfrei bis zu € 26,40 pro Tag und bei Auslandsdienstreisen bis zum täglichen Höchstsatz der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten betragen. Das volle Taggeld steht für 24 Stunden zu. Erfolgt bei Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern eine Abrechnung nach Kalendertagen, steht das Tagesgeld für den Kalendertag zu. Dauert eine Reise länger als 3 Stunden, so kann je angefangener Stunde ein Zwölftel (im Inland also € 2,20) angesetzt werden.

Die Teilnahme an Arbeitsessen kann die Höhe des Taggeldes kürzen.

Die Umsatzsteuer soll grundsätzlich nur Lieferungen und Leistungen an Letztverbraucherinnen und Letztverbraucher bzw. Konsumentinnen und Konsumenten belasten. Aus diesem Grund werden Umsätze zwischen Unternehmen entlastet. Erhält ein Unternehmer von einem anderen Unternehmer eine Lieferung oder sonstige Leistung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, kann sich der empfangende Unternehmer die Umsatzsteuer, die ihm in Rechnung gestellt wurde, vom Finanzamt erstatten lassen. Die Umsatzsteuer zwischen Unternehmerinnen und Unternehmern kann somit als durchlaufender Posten angesehen werden.

Wichtig ist, dass die in Rechnung gestellten Umsatzsteuerbeträge, die sich der leistungsempfangende Unternehmer erstatten lassen will, in Zusammenhang mit Lieferungen und Leistungen von einem Unternehmen an sein Unternehmen stehen. Darüber hinaus ist ein Vorsteuerabzug für solche Lieferungen ausgeschlossen, die der Unternehmer zur Ausführung steuerfreier Umsätze verwendet. Als weitere Voraussetzung für den Vorsteuerabzug gilt eine den Formvorschriften entsprechende Rechnung.